Behördenwechsel ohne Informationsverlust organisieren

Das Anliegen darf bei der Übergabe nicht verschwinden

Ein Verwaltungsverfahren kann mehrere Stellen betreffen. Für die betroffene Person ist dann entscheidend, ob ihr Anliegen angekommen ist, welche Unterlagen vorliegen und wer den nächsten Schritt setzt. Ein Wechsel der zuständigen Bearbeitung sollte diesen Zusammenhang erhalten. Das gilt innerhalb einer Behörde ebenso wie bei einer rechtlich erforderlichen Weiterleitung an eine andere Stelle.

§ 6 AVG verpflichtet die Behörde, ihre Zuständigkeit von Amts wegen wahrzunehmen. Für Anbringen an eine unzuständige Behörde sieht die Bestimmung eine Weiterleitung ohne unnötigen Aufschub oder einen Verweis an die zuständige Stelle vor. Die Weiterleitung erfolgt rechtlich auf Gefahr der einschreitenden Person. Sie ist daher keine allgemeine Garantie, dass eine an die falsche Stelle gerichtete Eingabe jede Frist wahrt. [1]

Ein Eingangsnachweis muss verständlich sein

Auch die zulässige Form einer Eingabe ist zu beachten. § 13 AVG regelt Anbringen und erlaubt E-Mail nicht uneingeschränkt, wenn besondere elektronische Übermittlungsformen vorgesehen sind. Die geltende Fassung verlangt bei behördlichen automatisierten Dialogsystemen zu Beginn einen Hinweis auf andere Kommunikationsmöglichkeiten. Für Mängel schriftlicher Anbringen enthält die Vorschrift ein Verbesserungsverfahren. Die Einzelheiten bleiben vom anwendbaren Recht abhängig. [2]

Wir schlagen vor, Eingangsbestätigungen funktional klar zu unterscheiden. Eine technische Empfangsmeldung sollte nur den erfolgten Transport bestätigen. Eine zusätzliche Verfahrensinformation könnte angeben, welcher Stelle das Anliegen zugeordnet wurde und ob eine weitere Prüfung der Zuständigkeit läuft. Sie dürfte eine noch nicht geprüfte Eingabe weder als vollständig behandeln noch eine rechtliche Wirkung versprechen, die das einschlägige Gesetz nicht vorsieht.

Ein knappes Übergabeprotokoll

Für einen Stellenwechsel sollte ein gemeinsames Übergabeprotokoll eingeführt werden. Es müsste den Gegenstand, den bisherigen Bearbeitungsstand, übernommene Unterlagen, offene Anforderungen und den nächsten zuständigen Bereich enthalten. Die Übernahme wäre zu bestätigen. Die betroffene Person sollte eine verständliche Information erhalten, soweit dem keine rechtlichen Hindernisse entgegenstehen. Eine interne Umorganisation dürfte nicht dazu führen, dass ein bereits vorliegender Nachweis ohne sachlichen Grund nochmals verlangt wird.

Bei der Übertragung von Daten ist jedoch Zurückhaltung nötig. Eine neue Schnittstelle schafft keine zusätzliche gesetzliche Befugnis. Es dürften nur jene Informationen weitergegeben werden, die für die betreffende Aufgabe rechtmäßig erforderlich sind. Besonders geschützte Angaben benötigen entsprechende Zugriffsregeln. Ein umfassendes Dossier über alle Behördenkontakte wäre für die Verbesserung einzelner Übergaben weder notwendig noch ein verhältnismäßiger Standard.

Fristen, Klärungswege und Erprobung

Der vorgeschlagene Ablauf sollte Fristen und offene Verfahrensschritte intern erkennbar machen. Eine organisatorische Erinnerung wäre dabei strikt von einer verbindlichen rechtlichen Fristberechnung zu unterscheiden. Die Einführung eines Portals oder eines gemeinsamen Aktenkennzeichens kann gesetzliche Fristen nicht eigenständig verlängern, unterbrechen oder neu auslösen. Ebenso wenig kann eine Vereinbarung zwischen Stellen eine gesetzlich festgelegte Zuständigkeit beliebig verändern.

Wo keine Stelle die Übergabe übernimmt, braucht es einen festgelegten internen Klärungsweg. Dieser sollte die zuständigen Führungsebenen einbeziehen und eine Entscheidung über das weitere Vorgehen ermöglichen. Bürgerinnen und Bürger sollten nicht selbst zwischen widersprüchlichen Auskünften vermitteln müssen. Zugleich müssen Rechtsmittel, Akteneinsicht und bestehende Beschwerdemöglichkeiten unabhängig von dieser organisatorischen Klärung zugänglich bleiben.

Für die Umsetzung schlagen wir zunächst Verfahren vor, bei denen regelmäßig mehrere Stellen zusammenarbeiten und die nötigen Datenflüsse rechtlich klar abgegrenzt sind. Beschäftigte und betroffene Personen sollten prüfen, welche Angaben in der Praxis fehlen oder missverstanden werden. Erst danach wäre eine technische Lösung auszuwählen. Die bloße Einführung einer neuen Oberfläche löst keine ungeklärte Zuständigkeitsfrage.

Der Erfolg ließe sich an weniger verlorenen Übergaben, weniger unnötigen Nachforderungen und verlässlicheren Auskünften zum Bearbeitungsstand beurteilen. Durchschnittliche Bearbeitungszeiten allein reichen nicht aus: Schwierige Fälle dürfen nicht aus der Statistik verschwinden oder vorschnell beendet werden. Verbesserungen müssen sich an vergleichbaren Verfahren zeigen und dürfen weder den Datenschutz noch die sorgfältige Prüfung eines Anliegens schwächen.