Beschaffung über die gesamte Nutzung rechnen

Der erste Preis ist nicht die ganze Rechnung

Eine öffentliche Anschaffung bindet oft über Jahre Mittel. Zum Kaufpreis können Energieverbrauch, Wartung, Schulung, Ersatzteile und spätere Umstellungskosten hinzukommen. Bei digitalen Leistungen gehören auch Datenübernahme und ein möglicher Anbieterwechsel zur wirtschaftlichen Betrachtung. Eine sparsame Entscheidung muss deshalb den geplanten Einsatz berücksichtigen. Ein höherer Anfangspreis ist allerdings für sich genommen ebenso wenig ein Qualitätsnachweis wie ein niedriger Preis ein Beleg für Unwirtschaftlichkeit.

Vor der Wahl eines Angebots steht außerdem die Prüfung des Bedarfs. In geeigneten Fällen sollten Instandsetzung, gemeinsame Nutzung oder eine andere Leistungsorganisation als Alternativen betrachtet werden. Diese Vorprüfung müsste auf nachvollziehbaren Anforderungen beruhen. Sie darf nicht dazu dienen, einen späteren Wettbewerb auf einen bevorzugten Anbieter zuzuschneiden.

Das geltende Vergaberecht bietet bereits einen Ansatz dafür. § 92 BVergG ermöglicht Lebenszykluskosten als Kostenmodell für die Ermittlung des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses. Genannt werden unter anderem Anschaffung, Nutzung, Wartung und das Nutzungsende. Auch überprüfbar monetarisierte Umweltfolgen können einbezogen werden. Bei Verwendung des Modells sind es und die benötigten Bieterdaten in der Ausschreibung offenzulegen. [1]

Das Modell vor den Angeboten festlegen

Die Staatsreformpartei schlägt vor, vor wesentlichen langfristigen Beschaffungen eine nachvollziehbare Betrachtung der Gesamtkosten zu verlangen. Als politische Forderung geht das über die bloße Feststellung hinaus, dass Lebenszykluskosten rechtlich möglich sind. Welche Prüfung angemessen ist, hängt von Wert, Laufzeit und Risiken ab. Für einen einfachen Standardkauf wäre eine aufwendige Studie kaum zu rechtfertigen.

Das Modell sollte vorab festlegen, welche Nutzungsdauer, Auslastung und Kostenarten angesetzt werden. Annahmen zu Energiepreisen, Wartungsintervallen oder Restwerten müssten begründet und für alle Angebote vergleichbar sein. Unterschiedliche Alternativen wären mit denselben funktionalen Anforderungen zu beurteilen. Die amtliche Darstellung des Parlaments zur nachhaltigen Beschaffung verdeutlicht ebenfalls den Zusammenhang zwischen wirtschaftlichen, ökologischen und sozialen Gesichtspunkten. Diese Ziele sollten ausdrücklich gewichtet werden. [2]

Unsicherheit gehört in die Entscheidung

Langfristige Berechnungen können eine Genauigkeit vortäuschen, die ihre Grundlagen nicht hergeben. Deshalb schlagen wir für wesentliche Kostenannahmen Bandbreiten und nachvollziehbare Vergleichsrechnungen vor. Ändert sich die Rangfolge schon bei geringfügig anderen Annahmen, muss das in der Entscheidungsgrundlage sichtbar sein. Die verantwortliche Stelle sollte erläutern, welches Risiko sie übernimmt und welche Handlungsmöglichkeiten bei einer ungünstigen Entwicklung bestehen.

Das betrifft insbesondere Leistungen mit schwer kalkulierbaren Folgekosten. Niedrige Einstiegspreise können durch spätere Erweiterungen, eingeschränkte Ersatzteilversorgung oder hohe Wechselkosten an Bedeutung verlieren. Solche Risiken sind vor Vertragsschluss zu prüfen und soweit möglich vertraglich zu begrenzen. Eine pauschale Bevorzugung bestimmter Anbieter wäre damit nicht gerechtfertigt. Wettbewerb und der gleichberechtigte Zugang geeigneter Unternehmen bleiben wesentliche Bedingungen einer belastbaren Beschaffung.

Annahme und Ergebnis später vergleichen

Eine Gesamtkostenrechnung sollte nach der Vergabe nicht im Akt verschwinden. Bei größeren Vorhaben wäre festzuhalten, welche tatsächlichen Betriebs- und Erhaltungskosten später anfallen. Dieser Vergleich müsste auf den ursprünglichen Annahmen aufbauen und wesentliche Abweichungen erklären. Er dient dem Lernen für die nächste Beschaffung und sollte nicht dazu verleiten, veränderte Rahmenbedingungen nachträglich zu verschweigen.

Auch eine solche Kontrolle hat Grenzen. Geschäftsgeheimnisse und sicherheitsrelevante Informationen sind zu schützen. Öffentlich zugängliche Zusammenfassungen könnten Kostenarten, wesentliche Annahmen und die Entwicklung der Gesamtbelastung darstellen, ohne schutzwürdige Einzelheiten offenzulegen. Der Umfang wäre nach Bedeutung des Vorhabens abzustufen. Eine zusätzliche Berichtspflicht ohne Nutzen für künftige Entscheidungen wäre zu vermeiden.

Gemeinsame Werkzeuge statt Einzelberechnungen

Für kleinere öffentliche Auftraggeber wären gemeinsam gepflegte Rechenvorlagen und fachliche Unterstützung sinnvoll. Sie könnten typische Kostenarten benennen und häufige Fehler reduzieren. Die erforderlichen Daten sollten für Unternehmen mit vertretbarem Aufwand bereitstellbar sein. Gerade kleinere Anbieter dürfen nicht durch unnötig komplexe Nachweise vom Wettbewerb ferngehalten werden. Standardisierung muss die Besonderheiten einer Leistung berücksichtigen können.

Ein Einstieg könnte bei ausgewählten wiederkehrenden Beschaffungen erfolgen, bei denen Betriebskosten bereits verlässlich dokumentiert werden. Vor einer Ausweitung wären Datenqualität, zusätzlicher Aufwand und die Aussagekraft späterer Vergleiche zu prüfen. Eine feste Einsparungsquote lässt sich daraus vorab nicht ableiten. Entscheidend ist, dass eine öffentliche Stelle ihre wirtschaftliche Entscheidung über die gesamte vorgesehene Nutzung begründen und deren Folgen überprüfen kann.