Digitale Verwaltung muss Fehler korrigieren können

Ein falscher Datensatz darf nicht zum Dauerzustand werden

Digitale Dienste können Abläufe beschleunigen. Sie können aber auch unrichtige Angaben rasch in weitere Bearbeitungsschritte übertragen. Für die betroffene Person hilft ein bequemes Formular wenig, wenn sie eine falsche Zuordnung nicht berichtigen lassen oder die Grundlage eines Ergebnisses nicht verstehen kann. Korrekturmöglichkeiten müssen deshalb bereits bei der Planung eines digitalen Dienstes berücksichtigt werden.

Dabei sind verschiedene Probleme zu unterscheiden. Ein technischer Übertragungsfehler, ein unrichtiger personenbezogener Datensatz und eine bestrittene behördliche Entscheidung verlangen unterschiedliche Verfahren. Die Berichtigung eines Datensatzes ersetzt keine Entscheidung über einen Rechtsbehelf. Umgekehrt sollte eine Person nicht auf einen förmlichen Streit über das Verfahren verwiesen werden, wenn lediglich eine sachlich falsche Angabe zu korrigieren ist.

Bestehende Rechte als Ausgangspunkt

Die DSGVO sieht mit Artikel 16 ein Recht auf Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten vor. Artikel 19 betrifft unter bestimmten Voraussetzungen die Mitteilung von Berichtigungen an Empfänger. Für ausschließlich automatisierte Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung enthält Artikel 22 besondere Regeln und Ausnahmen. Diese Bestimmungen erfassen nicht unterschiedslos jeden digitalen Bearbeitungsschritt. Die jeweils anwendbare Rechtsgrundlage bleibt zu prüfen. [1]

Die österreichische Datenschutzbehörde erläutert, dass ein Berichtigungsantrag zunächst an die für die Verarbeitung verantwortliche Stelle zu richten ist. Sie beschreibt auch die grundsätzliche Monatsfrist für die Reaktion und die unter bestimmten Umständen mögliche Verlängerung. Diese Verfahrensinformation sollte bei digitalen Diensten verständlich erreichbar sein, ohne sie mit einer Zusage über den Ausgang eines konkreten Antrags zu verwechseln. [2]

Ein erkennbarer Weg zur Klärung

Wir schlagen vor, bei digitalen Verwaltungsleistungen unmittelbar am betreffenden Vorgang einen verständlichen Zugang zur Fehlerklärung vorzusehen. Er sollte unterscheiden, ob eine technische Störung gemeldet, eine Datenberichtigung verlangt oder eine Entscheidung überprüft werden soll. Die richtige Stelle müsste ohne Kenntnis interner Organisationsbezeichnungen auffindbar sein. Eine Weiterleitung wäre zu erklären und dürfte nicht den Eindruck erwecken, dadurch seien bereits alle gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt.

Die Eingabe sollte eine Bestätigung und eine nachvollziehbare Zuordnung erhalten. Für die interne Bearbeitung wären der strittige Datenstand, die verantwortliche Stelle und die vorgenommenen Schritte festzuhalten. Die Person müsste erfahren können, ob eine Prüfung läuft, welche Unterlagen tatsächlich benötigt werden und wann mit einer weiteren Nachricht zu rechnen ist. Unnötige Identitätsnachweise wären zu vermeiden; erforderliche Prüfungen müssen verhältnismäßig bleiben.

Korrekturen müssen ihre Empfänger erreichen

Eine Berichtigung an einer Stelle kann wirkungslos bleiben, wenn andere berechtigte Empfänger mit einem überholten Datenstand weiterarbeiten. Deshalb sollten Systeme technisch nachvollziehbar machen, wo relevante Angaben übernommen wurden. Mitteilungen und weitere Verarbeitung müssten sich an den geltenden rechtlichen Pflichten und zulässigen Datenflüssen orientieren. Ein allgemeiner Zugriff aller Behörden auf sämtliche Vorgänge wäre daraus nicht abzuleiten.

Bei möglicherweise erheblichen Folgen einer strittigen Angabe schlagen wir eine fachliche Prüfung vor, welche vorläufigen Maßnahmen das anwendbare Recht erlaubt. Nicht jeder Einwand kann automatisch einen Vorgang stoppen. Ebenso wenig sollte ein System eine erkennbare Fehlermeldung unbeachtet fortschreiben. Die verantwortliche Stelle muss eine begründete Entscheidung treffen können; erforderliche Beschränkungen der Verarbeitung sind rechtlich und technisch sauber umzusetzen.

Menschliche Prüfung ermöglichen

Wo automatisierte Ergebnisse maßgeblich in Entscheidungen einfließen, braucht die zuständige Bearbeitung genügend Informationen und Befugnisse, um Fehler tatsächlich zu erkennen und zu beheben. Eine bloße Bestätigung eines Systemvorschlags wäre keine ausreichende organisatorische Antwort. Unser Vorschlag verlangt verständliche Entscheidungsgrundlagen, dokumentierte Korrekturen und klare Zuständigkeiten. Ob darüber hinaus besondere Rechte nach Artikel 22 DSGVO bestehen, hängt vom konkreten Verfahren ab.

Rechtsschutz und Fehlerauswertung auseinanderhalten

Bestehende Beschwerdemöglichkeiten dürfen durch einen zusätzlichen Servicekanal nicht verdeckt werden. Die Datenschutzbehörde informiert über Beschwerden wegen behaupteter Datenschutzverletzungen; ihre Muster für Betroffenenanträge richten sich demgegenüber zunächst an die Verantwortlichen. [3][4] Für die Verbesserung digitaler Dienste sollten ergänzend anonymisierte Fehlerarten und wiederkehrende Ursachen ausgewertet werden. Maßgeblich wären dauerhafte Fehlerbehebung und zugänglicher Rechtsschutz, nicht bloß die Zahl rasch geschlossener Meldungen.